Ольга Николаевна Савина – нотариус города Москвы. В 2019 году в нотариальной конторе работал нотариус, 4 помощника и 1 секретарь, поток посетителей составлял в среднем 20 человек в день. Клиенты заходили в кабинеты к помощникам с вопросами, отвлекая их от работы и тем самым продлевали время выполнения услуги. Именно это стало основой решения внедрить систему управления очередью.

В процессе обсуждения и определения компонентов системы нотариус приняла активное участие. В результате Q-Systems внедрили систему управления очередью, которая решает несколько важных задач, помимо первоначальной. Такие как:

• появилась удобная система предварительной записи;
• повысилось качество обслуживания для посетителей;
• улучшились условия труда для сотрудников конторы;
• помимо информации о вызовах, люди одновременно могут смотреть видеоролики Федеральной нотариальной палаты во время своего ожидания.

Кроме того, на сайт нотариальной конторы был интегрирован модуль предварительной записи Q-Systems.

В дальнейшем была добавлена функциональность оповещения клиентов нотариальной конторы посредством СМС в случае его предварительной записи. Теперь при совершении предварительной записи люди получают СМС с датой и временем встречи, контактами нотариальной конторы и кодом своей записи. При посещении нотариальной конторы код можно ввести самостоятельно на экране терминала и получить талон согласно записи. В этом случае вызов к сотруднику произойдет вне очереди.

Как отмечает Ольга Николаевна Савина, с момента установки системы управления очередью от Q-Systems увеличилось качество сервиса и количество довольных посетителей. Преимущества для сотрудников также очевидны - это удобство работы с предварительной записью, вызов клиентов в нужное для себя время, тем самым нет отвлечения на вопросы вновь заходящих клиентов, удобный и понятный интерфейс системы.

 

В 2021 году в нотариальной конторе добавились секретарь с дополнительной стойкой и 3 помощника нотариуса. Система Orchestra расширилась до 10 рабочих мест, 2 сенсорных принтеров печати талонов и 3 ТВ-панелей в роли главного табло. 

Скачать кейс "Нотариус Савина"